Planification du travail
Dans la plupart des exploitations agricoles, le travail humain est le facteur de production le plus onéreux. Pour enregistrer de bons résultats économiques, il est par conséquent primordial de planifier la main-d’œuvre à disposition de manière optimale. La planification écrite est une première étape dans cette optique. Le fait de combiner cette planification avec une analyse des points faibles permet de prendre en compte les trois questions suivantes:
De combien de temps ais-je besoin pour chaque activité à réaliser au quotidien ?
Comment puis-je utiliser le temps disponible de manière optimale ?
Comment et dans quels domaines puis-je économiser du temps sans qu’il s’ensuive des problèmes de qualité ?
Les SOP ( Standard Operation Procedures)sont une méthode simple pour identifier les points faibles et répondre aux trois questions précitées. A cette occasion, la procédure exacte à accomplir dans le cadre d’un processus de travail est décrite de manière précise et apposée directement sur le lieu de travail. Le descriptif peut se faire sous forme de texte, de graphiques ou également de photos ou de vidéos. Dans les entreprises qui emploient de nombreux collaborateurs de langue étrangère (p. ex. en production maraîchère), les descriptifs imagés ont fait leur preuve.
Il est intéressant d’examiner et d’optimiser les processus de travail pour la traite.
Pourquoi est-il judicieux d’utiliser les SOP ?
Chaque SOP poursuit trois objectifs: cette méthode permet premièrement de documenter de manière précise chaque routine de travail et chaque processus de travail à effectuer sur l’exploitation agricole. Plus un processus de travail a un impact économique déterminant sur les résultats et plus le descriptif devrait être détaillé. Le second objectif des SOP consiste à informer toutes les parties prenantes et à leur fournir des instructions. Le troisième objectif d’une SOP est d’ouvrir la voie à l’analyse des points faibles: la description précise de chaque processus de travail permet d’identifier les faiblesses éventuelles, de les analyser de manière critique du point de vue de la réalisation du travail et, ainsi, de les optimiser par la même occasion.
Réussir en 6 étapes
Etape 1:Au moment d’élaborer une SOP, il faut tout d’abord définir les objectifs que l’on souhaite atteindre avec cette dernière. Il peut par exemple s’agir d’une augmentation de la production laitière, d’une réduction de la charge de travail ou d’une baisse du taux cellulaire. Ce qui est important, c’est que les objectifs soient mesurables et réalisables. Un objectif mesurable peut par conséquent être défini de la manière suivante: « Suite à l’introduction de la SOP, le temps de travail consacré à la traite sera diminué de 15 minutes en l’espace de 6 mois. »
Etape 2:La seconde étape consiste à documenter entièrement le déroulement de la routine de travail. L’ illustration 1indique comment cela peut se faire en se basant sur l’exemple de la « traite ». Pour rendre la description plus lisible, il est recommandé de répartir le travail en plusieurs étapes (p. ex préparer la salle de traite, traire, ranger la salle de traite et la nettoyer). Les étapes de la routine de travail sont tout d’abord présentées à tous les collaborateurs. Idéalement, il faudrait que les collaborateurs assistent directement aux travaux concernés. A cette occasion, il est également possible de chronométrer les temps de travail.
Etape 3:La première mouture de la SOP est présentée à l’ensemble des collaborateurs et discutée avec eux. C’est à cette occasion qu’intervient déjà la première standardisation et la première optimisation. Lors de cette étape, nous avons souvent constaté que les personnes qui travaillent dans une même exploitation agricole n’ont pas toutes la même façon de traire.
Etape 4:Au cours d’une prochaine étape, la SOP est transmise à un conseiller ou à un collègue (p. ex. au sein du cercle de travail) pour appréciation. Il s’agit d’une nouvelle occasion d’optimiser le processus de travail et, surtout, de bénéficier d’un regard extérieur.
Etape 5:Lors de la prochaine étape, la SOP (avec mention de la date de conception) est suspendue sur le lieu de travail (p. ex. salle de traite) et testée. Au cours de cette étape, il est à nouveau possible de procéder à des adaptations et de proposer des suggestions d’amélioration. La SOP commence désormais à déployer ses effets: les collaborateurs accomplissent les diverses étapes de travail de manière précise. Les nouveaux collaborateurs peuvent être rapidement instruits dans leur travail et s’investir au maximum de leurs capacités.
Etape 6:La SOP « définitive » est ensuite classée dans un classeur spécifiquement réservé à cet effet, où elle est à la disposition de tous. Il est conseillé de vérifier et de réviser chaque SOP au moins une fois par année.
L’élaboration d’une SOP pour toutes les routines de travail importantes donne naissance à un manuel d’urgence. Cela signifie qu’en cas d’urgence par exemple, un dépanneur pourra effectuer seul tous les travaux à l’aide des SOP disponibles.
Conclusion
Le recours aux instructions standardisées permet de structurer et de rationaliser le travail dans les exploitations agricoles. Les SOP aident à déceler les points faibles éventuels et à améliorer la productivité du travail. Elles contribuent ainsi à améliorer les résultats de l’exploitation. L’organisation optimale du travail reste toutefois toujours du ressort du chef d’exploitation et continue à représenter un défi à l’époque de la numérisation.
Auteur
Matthias Schick, responsable du secteur Détention animale & Production laitière, 8315 Lindau
