Ein aufgeräumtes Büro und ein einfaches aber effektives Ablagesystem können dazu beitragen, den Stress zu minimieren. Auch kann die Gestaltung und Sauberkeit des Büros einen Einfluss darauf haben, ob man dort gerne Büroarbeit leistet, oder ob daraus eine ungeliebte Pflichtübung wird. Gerade der Jahresanfang bietet sich an, einmal mit «einem Paar frischen Augen» in den Büroraum zu gehen und die Lage zu analysieren. Die folgenden Fragen könnten ein einfacher Leitfaden für eine Erstanalyse sein:
- Gibt es genug Platz auf dem Schreibtisch?
- Sind ausreichend Regale und Ablagen vorhanden?
- Gibt es einen bequemen Stuhl?
- Ist das Büro sauber und ordentlich?
Räumlichkeiten
Der Effekt, den Räumlichkeiten auf uns haben, ist nicht zu unterschätzen. Unordnung, unbequeme Stühle oder nicht auf unsere Körpergrösse eingestellte Schreibtischhöhen können – auch unterbewusst – belasten. Dies kann zu Vermeidungsverhalten führen. Wenn solche Mängel behoben sind, merkt man, wie befreit man sich fühlt und dass man mit mehr Motivation an die Büroarbeit herangeht. Immerhin bestehen die Betriebsleiterarbeiten zu ca. 20 % aus Management- und Betriebsführungsarbeiten. Der Betriebserfolg wird auch zu einem Teil durch die Qualität der Administration mitbestimmt.
Ablage
Beim Thema Ablage gilt: je leichter man sich das Ablegen und Einordnen von Unterlagen macht, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass man die Ordnung auch einhält. Oftmals ist das Anbringen von Regalen und Ablagen ein erster Schritt. Zudem können einfache Mittel helfen, Dokumente zu bündeln und schnell wieder auffindbar zu machen. Ein Beispiel dafür sind verschiedenfarbige Klarsichthüllen, die es vereinfachen, Ausdrucke, Zettel und sonstige Belege erst einmal zu versorgen, wenn man in Eile ist. Zu einem späteren Zeitpunkt kann man die gesammelten Dokumente dann in das System einarbeiten.
In diesem Sinne lohnt es sich, den Jahresanfang auch zu einer Bestandsaufnahme der Büroarbeit zu nutzen und aufgeräumt ins neue Jahr zu starten.
