Bei der Umstellung auf eine elektronische Ablage stellt sich oft als erstes die Frage, welche Schriftstücke, Papiere und Dokumente überhaupt elektronisch aufbewahrt werden dürfen. Aus rechtlicher Sicht sind verschiedene Aspekte zu beachten.
Welche Dokumente dürfen elektronisch aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt, dass alle Dokumente, die für die Buchführung und Rechnungslegung von Bedeutung sind, aufbewahrt werden müssen. In der Praxis muss jedes Unternehmen für sich festlegen, welche Unterlagen davon betroffen sind.
Das Obligationenrecht hält ausdrücklich fest, dass besagte Dokumente in elektronischer Form archiviert werden können. Als Ausnahme gelten der Geschäfts- und der Revisionsbericht, welche schriftlich und original unterzeichnet aufzubewahren sind.
Diese Aspekte sind zu beachten
In jedem Fall müssen die Vorschriften der Verordnung über die Führung von Geschäftsbüchern eingehalten werden. Diese schreibt vor, dass Informationen so archiviert werden müssen, dass sie unveränderbar sind. Muss in Ausnahmefällen dennoch eine Änderung erfolgen, so ist zwingend zu beachten, dass sämtliche Anpassungen für Aussenstehende ersichtlich sind. Als unveränderbare Informationsträger gelten unter anderem Papier, Bildträger oder nur einmalig bespielbare Datenträger wie CDs.
Umsetzung in der Praxis
Obwohl die Verordnungsbestimmung klar auf die Unveränderbarkeit von Informationen verweist, werden in der Praxis dennoch am häufigsten veränderbare Informationsträger genutzt, welche die Anforderungen, wie vorangehend beschrieben, nicht erfüllen. Die Verwendung solcher Träger stellt insofern kein Problem dar, solange sichergestellt werden kann, dass die Korrektheit der gespeicherten Daten durch technische Verfahren (z.B. digitale Signaturen) gewährleistet werden kann und der Zeitpunkt der Speicherung nachweisbar ist (beispielsweise mit Hilfe eines Zeitstempels). In diesem Zusammenhang sind Abläufe und Verfahren zu dokumentieren und Hilfsinformationen aufzubewahren.
Archivierungsbestimmungen
Um den Anforderungen einer rechtmässigen elektronischen Ablage nachzukommen, müssen archivierte Informationen vor schädlichen Einwirkungen und unbefugtem Zugriff geschützt aufbewahrt werden. Bei digital aufbewahrten Massnahmen sind diesbezüglich komplett andere Vorkehrungen erforderlich, als bei Akten, die in physischer Form im Archiv gelagert werden. Der Zugriff auf die archivierten Daten muss jederzeit innert nützlicher Frist gewährleistet sein. Bei elektronischen Archiven beläuft sich die Vorgabe betreffend Datenzugänglichkeit auf wenige Minuten. Es ist sehr wichtig, dass die Korrektheit der Daten und die Lesbarkeit von Informationen regelmässig geprüft werden. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind während zehn Jahren nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren. Eventuell länger aufbewahrt werden müssen gewisse Dokumente aufgrund von spezialgesetzlichen Vorschriften, insbesondere aufgrund von Steuergesetzgebungen.
Elektronische Daten zu Beweiszwecken verwenden?
Sollte es in einer Geschäftsbeziehung zu einer Rechtsstreitigkeit kommen, können archivierte Informationen als Beweise dienen. Aus diesem Grund sollten beispielsweise wichtige Korrespondenzen aufbewahrt werden. Vor Gericht werden die Beweise frei gewürdigt. Es spielt also keine Rolle, ob ein schriftlicher Vertrag, der den Bestand einer Forderung beweisen soll, in Papierform aufbewahrt oder ob er auf einem elektronischen Datenträger gespeichert wurde. Um die Beweiskraft von elektronischen Informationen zu stützen, müssen die Anforderungen an die elektronische Archivierung aber in jedem Fall eingehalten werden.
Datenschutzgesetz
Während die Vorschriften über die Buchführung und Rechnungslegung festlegen, welche Unterlagen mindestens aufbewahrt werden müssen, so beschränkt das Datenschutzgesetz die Zulässigkeit der Aufbewahrung. Sobald Unterlagen Angaben enthalten, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, enthalten sie sogenannte Personendaten und fallen in den Anwendungsbereich des Datenschutzgesetzes. Dabei beinhaltet das «Bearbeiten» im Sinne des Datenschutzgesetzes auch das blosse Aufbewahren von Daten.
Personendaten dürfen immer nur rechtmässig bearbeitet werden. In privatrechtlichen Verhältnissen bedeutet dies, dass die betroffene Person ihre Einwilligung dazu geben muss. Dies kann ausdrücklich aber auch stillschweigend geschehen. Personendaten müssen vertraulich behandelt werden, es muss jederzeit darauf zugegriffen werden können und die Korrektheit der Daten muss ebenfalls gewährleistet sein. Dies sind grundsätzlich dieselben Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung, wie sie für die Aufbewahrung der Geschäftsbücher gelten.
Grundsätzlich kann gesagt werden, dass Dokumente, die Personendaten enthalten, nur wenn nötig, nur im notwendigen Mass und nur so lange wie notwendig aufbewahrt werden dürfen. Dokumente, die Angaben zu einer Person enthalten, die nicht mehr relevant sind, müssen unwiderruflich gelöscht werden.
Dokumentenverwaltung und Archivlösung
Immer mehr Unternehmen in der Schweiz beabsichtigen, ihre physischen Archive Schritt für Schritt durch eine elektronische Ablage abzulösen. Das rasche Zugreifen auf Dokumente und Belege ist vermehrt ein wichtiger Bestandteil, um im heutigen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben.
Vor allem kleinere Betriebe verfügen oft weder über die Zeit, noch über die notwendigen Mittel, um selbst eine geeignete Lösung zu erarbeiten. Fixfertige Dokumentenmanagementsysteme und Archivierungslösungen werden aber von Spezialisten angeboten. Vordefinierte Ablageautomatismen garantieren, dass Dokumente immer richtig abgelegt und schnell und einfach wiedergefunden werden. Nebst der einfachen Ablage, der Einsparung von Kosten und der Verhinderung von Papierfluten bieten solche Systeme viele weitere Vorteile. Eine Kontaktaufnahme mit entsprechenden Unternehmen lohnt sich auf jeden Fall.
