Scannen statt sortieren

Die Digitalisierung ist allgegenwärtig, sei es in Handwerksbetrieben, im Büroalltag oder in der Landwirtschaft. Ständig werden neue Erleichterungen durch Cloud-Lösungen und Apps versprochen. Den Überblick zu behalten, ist nicht einfach, besonders für Computer-Neulinge. Die Digitalisierung schreitet im Eiltempo voran und sich dagegen zu widersetzen, wäre kontraproduktiv. Wer den Anschluss verliert, steht vor noch grösseren Hürden, sich mit der neuen Technik auseinanderzusetzen. Die Frage ist auch nicht, ob, sondern wo man beginnt, digitale Helfer einzusetzen und wo man vorerst noch darauf verzichten kann.

Realität und Versprechen

In der Theorie klingt alles verlockend. Eine Automatisierung, die alle Aufgaben übernimmt, sodass man sich fragt, was man den ganzen Tag noch tun soll. Doch in der Praxis funktioniert die Theorie oft nicht so reibungslos wie erhofft. Es ist entscheidend zu verstehen, dass digitale Helfer nicht alle Aufgaben automatisch erledigen.

Der Anwender bleibt in der Rolle des Auftraggebers, der Anweisungen gibt und der korrekte Informationen liefert. Ein grosser Vorteil der Digitalisierung sind die Ortsunabhängigkeit der Arbeit und die entsprechenden Zusammenarbeitsmöglichkeiten. Die Zeitersparnis variiert je nach Anwendungsbereich stark. Die Tools nehmen einem nicht die gesamte Arbeit ab, sondern unterstützen punktuell, sodass der Fokus auf Kontroll- und Managementaufgaben verlagert wird.

Digitalisierung in der landwirtschaftlichen Buchhaltung

Ein Vorreiter der Digitalisierung in der Landwirtschaft war die Buchhaltung. Bereits vor über 15 Jahren wurde das traditionelle «Milchbüchlein» durch Buchhaltungssoftware ersetzt. Heute gehen die Entwicklungen noch weiter: Von der QR-Rechnung, die per App gescannt und direkt an das Buchhaltungsprogramm übermittelt wird, bis hin zu automatisierten Buchungsvorlagen. Ein Beispiel dafür ist die in der Landwirtschaft weitverbreitete Software AgroTwin Cash 2.0. Hier können Rechnungen gelesen und Buchungen automatisch erstellt werden.

Diese Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler. Bei der wachsenden Anzahl an Kartenzahlungen, Twint-Transaktionen und elektronischen Rechnungen kann die 1000er-Marke pro Jahr nur von diesen Buchungen überschritten werden. Früher war es üblich, jede Buchung manuell einzutippen. Heute kann durch Vorlagenfunktionen ein Grossteil der Buchungen in Sekunden verarbeitet werden. Ohne solche Hilfsmittel nimmt der Buchungsaufwand Ausmasse an, die ohne zusätzliche Hilfe kaum mehr machbar sind. Trotz dieser Vereinfachung bleibt die Kontrolle durch den Anwender unerlässlich. So wird sichergestellt, dass die automatisierten Prozesse korrekt ablaufen. Digitale Tools sollen nicht die menschliche Kontrolle ersetzen, sondern effizientere Arbeitsprozesse ermöglichen.

Papierloses Büro als weiterer Schritt

Ein oft diskutiertes Thema in der Digitalisierung ist das papierlose Büro. Sobald alle Buchungen erledigt sind und die Zahlungen ausgeführt wurden, stellt sich die Frage: wohin mit den Papierbelegen? Die klassische Methode wäre das Einsortieren in Ordner, doch die Digitalisierung bietet hier eine Alternative: die digitale Dokumentenablage. Allerdings ist nicht jedes digitale Dokument gleich. Einfaches Fotografieren von Belegen führt oft zu grossen Dateigrössen. Professionelles Einscannen spart Speicherplatz und verbessert die Qualität. Ein Dokumentenscanner kann dabei helfen, nicht nur die Datei mit geringem Datenvolumen zu erstellen, sondern auch zugleich korrekt zu beschriften und in den richtigen Ordner abzuspeichern. Wer sich das Ziel setzt, ein papierloses Büro zu erarbeiten, kommt fast nicht um so ein Gerät herum. Dieser Schritt ist jedoch nur ein Baustein hin zum papierlosen Büro. Effizienz entsteht erst, wenn alle notwendigen Dokumente und Prozesse digital erfasst sind und bearbeitet werden können. Denn oft gibt es Prozesse, bei denen mehrere Akteure involviert sind, zum Beispiel mit Lieferscheinen bei der Kundschaft oder wenn generationenübergreifendes Zusammenarbeiten notwendig ist. Bei beiden kann eine übereilte Umsetzung zu Konflikten und negativen Auswirkungen führen. In solchen Fällen belässt man diesen Teil noch physisch und konzentriert sich auf einen anderen Bereich, um die Digitalisierung voranzutreiben.

Prozessanalyse als Grundlage

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Digitalisierung in der Landwirtschaft ist die Erfassung betriebsrelevanter Daten, etwa für die ÖLN- oder Labelkontrollen. Ein Beispiel hierfür ist die Software «Barto», die als digitaler Hofmanager die Datenerfassung übernimmt. Einzelne Bausteine können schrittweise in den Betrieb integriert werden, ohne dass sofort alle Maschinen und Geräte miteinander vernetzt werden müssen. Verschiedene Module können je nach Bedarf abonniert und nach und nach eingesetzt werden.

Der wichtigste Schritt in der Digitalisierung ist jedoch, zunächst die betrieblichen Prozesse zu analysieren. Welche Arbeitsabläufe können digitalisiert werden? Wo ergibt der Einsatz von Apps oder Computerprogrammen Sinn? Mit einer einfachen Darstellung, wie der Betrieb organisiert ist, z. B. einem Organigramm, können jede Landwirtin und jeder Landwirt selber eruieren, in welchem Bereich sie bereits gewisse Abläufe digitalisiert haben und in welchen noch Potenzial vorhanden ist. Es lohnt sich in jedem Fall, spezifisch Hilfe zu holen in Form einer Beratung oder eines Informationsanlasses. Tipps und Tricks von Profis helfen, den Prozess zu meistern und herauszufinden, welche Lösungen sich schrittweise umsetzen und in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Eine vollständige Umstellung auf einmal ist in den wenigsten Fällen sinnvoll. Am Ende bleibt der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche Umsetzung der Wille zur Veränderung.