Archivage numérique des documents

Au moment d’opter pour l’archivage électronique, on se demande souvent quels documents peuvent être conservés sous cette forme. D’un point de vue légal, il convient de tenir compte de plusieurs aspects.

Quels documents peuvent être conservés sous forme électronique ?

D’une manière générale, tous les documents importants pour la comptabilité doivent être conservés. Chaque entreprise doit s’informer pour savoir à quels documents cette contrainte s’applique. Le code des obligations stipule clairement que l’archivage électronique desdits documents est autorisé. Le rapport d’activité et le rapport de révision font exception : ils doivent être conservés sous forme écrite et être munis de la signature originale.

Quels sont les aspects dont il faut tenir compte ?

Les directives de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de compte doivent impérativement être respectées. Cette ordonnance stipule que les informations doivent être archivées de manière à ne pas pouvoir être modifiées. Si des modifications devaient malgré tout être apportées dans des circonstances exceptionnelles, il faut impérativement veiller à ce que des personnes externes puissent voir que c’est le cas. Le papier, les supports d’image ou les supports de données non modifiables tels les CD sont considérés comme des supports de données non modifiables.

Application dans la pratique

Bien que l’ordonnance stipule clairement que les informations ne doivent pas être modifiables, dans la pratique les supports d’informations modifiables sont malgré tout la solution la plus fréquemment utilisée. Les supports d’information modifiables ne satisfont toutefois pas aux exigences évoquées plus haut. L’utilisation de tels supports d’information ne pose pas de problème tant que l’exactitude des données enregistrées peut être garantie par des procédés techniques ( p. ex. signatures digitales ) et que le moment de l’enregistrement peut être attesté ( p. ex. au moyen d’un sceau ). Dans ce cas-là, les procédés et les processus doivent être documentés et les informations auxiliaires être conservées.

Dispositions pour l’archivage

Pour répondre aux exigences légales en matière d’enregistrement électronique des données, les informations archivées doivent être conservées de manière à être protégées des atteintes nuisibles et des accès non autorisés. Les documents enregistrés sous forme digitale requièrent par exemple des mesures complètement différentes de celles des actes qui sont archivés sous forme physique. Les données archivées doivent être accessibles en tout temps et dans les délais utiles. Pour les archives électroniques, les directives concernant l’accès aux données prévoient un délai de l’ordre de quelques minutes. Il est primordial de vérifier régulièrement l’exactitude des données et la lisibilité des informations. Les livres de compte et les pièces comptables doivent être conservés pendant les dix ans suivant le dernier exercice en date. Certains documents doivent être conservés plus longtemps en raison de dispositions légales spécifiques principalement liées à la législation fiscale.

Est-il possible d’utiliser les données électroniques à des fins de preuves ?

En cas de litige dû à un différend commercial, les informations archivées peuvent servir de preuves. C’est pourquoi les correspondances importantes doivent par exemple être conservées. Au tribunal, les preuves fournies relèvent de la libre appréciation du juge. Le fait qu’un contrat attestant l’existence d’une créance soit conservé sous la forme manuscrite ou électronique n’est pas déterminant. Pour préserver la valeur de preuve des informations électroniques, les exigences en matière d’archivage électronique doivent par contre impérativement être respectées.

Loi sur la protection des données

Alors que les directives concernant la tenue et la conservation des livres de compte stipulent quels documents doivent impérativement être conservés, la loi sur la protection des données restreint la légitimité de l’archivage des données. Dès que des documents contiennent des informations sur des personnes précises ou identifiables, lesdits documents contiennent ce que l’on appelle des données personnelles et sont alors soumis à la loi sur la protection des données. Au sens de cette loi, le simple fait de conserver des données équivaut aussi à un traitement des données personnelles.

Les données personnelles doivent toujours être traitées dans le respect des dispositions légales. Dans les rapports de droit privé, cela signifie que la personne concernée doit donner son accord, ce qui peut se faire de manière explicite ou implicite. Les données personnelles doivent être traitées de manière confidentielle. Elles doivent être accessibles en tout temps et leur exactitude doit être garantie. La conservation électronique des données personnelles est donc soumise à des exigences pratiquement identiques à celles qui s’appliquent à la conservation des livres de compte. D’une manière générale, on peut dire que les documents contenant des données personnelles ne doivent être conservés que si nécessaire, que dans la mesure nécessaire et qu’aussi longtemps que nécessaire. Les documents contenant des données personnelles qui ne sont plus pertinents doivent être effacés de manière irrévocable.

Gestion des documents et solutions d’archivage

En Suisse, de plus en plus d’entreprises envisagent de remplacer progressivement l’archivage physique par l’archivage électronique. Dans le contexte économique actuel, l’accès rapide aux données et aux factures est un gage de compétitivité toujours plus important. Beaucoup d’entreprises n’ayant ni le temps ni les moyens nécessaires pour développer elles-mêmes des solutions appropriées pour l’archivage électronique, plusieurs fabricants proposent des systèmes de gestion des documents et des solutions d’archivage prêts à l’emploi. Les systèmes d’archivage automatique des données garantissent que les documents puissent être archivés correctement et qu’ils puissent être consultés de manière simple et rapide. Outre un archivage plus facile, une réduction des coûts et une diminution de la paperasse, ces systèmes offrent de nombreux avantages supplémentaires. Dans tous les cas, il vaut la peine de se renseigner auprès des fournisseurs proposant de telles solutions.